Behandelde onderwerpen per dossier en projectgroep

Net als 2020 was 2021 een bijzonder jaar wat huisvesting betreft. Door coronamaatregelen waren de meeste collega’s niet of nauwelijks op kantoor. De OR nam met twee afgevaardigden plaats in de werkgroep ‘nieuw werkplekconcept’. De naam van de werkgroep is inmiddels veranderd in ’Hybride werken‘. In deze werkgroep werden verschillende workshops gehouden, waarin de OR de wensen en verwachtingen van de achterban deelde. Het resultaat van de workshops was een reeks adviezen op hoofdlijnen voor het Hybride werken, waarmee de OR in juli 2021 akkoord ging. In december werd de uitwerking van deze hoofdlijnen ter advies aangeboden aan de OR. De OR vond dat bij de uitwerking onvoldoende rekening was gehouden met de thuissituatie van de medewerker. Ook werd er onvoldoende zekerheid gegeven aan medewerkers die niet thuis kunnen werken. Bovendien vond de OR dat de uitwerking zodanig was opgesteld dat situaties kunnen ontstaan waarbij medewerkers van verschillende afdelingen in gelijkwaardige situaties verschillend behandeld kunnen worden. De OR heeft daarom besloten de adviesaanvraag voor het Hybride werken niet ontvankelijk te verklaren. De directie en de OR blijven met elkaar in gesprek om te werken aan een mooi en voor iedereen acceptabel, hybride-werkplekconcept.

Mede op aandringen van de OR voerde de DCMR in 2019 een Medewerker Onderzoek (MO) uit. Dit leidde tot diverse verbeteracties. De insteek was om dit onderzoek om de paar jaar te herhalen. Voor 2022 staat een nieuw MO op de planning in een andere vorm, die meer gericht is op continue meting en verbetering. Een klankbordgroep binnen DCMR bracht advies uit aan de dienst over de opzet van het onderzoek en het bureau dat de ondersteuning kan leveren. De OR was in deze klankbordgroep vertegenwoordigd. Hoewel er veel is gedaan met de uitkomsten van het vorige MO, bleek uit de evaluatie dat er behoefte is aan een continu meetinstrument dat meer rekening houdt met de snel veranderende wereld en de doorontwikkeling van de DCMR. Ook de borging en monitoring van verbeterplannen kan beter. Er is besloten om een breed onderzoek te doen en te kiezen voor een modernere vorm, waarin vaker wordt opgehaald wat er speelt en waar behoefte aan is. Ook de nieuwe organisatiestructuur heeft voor de meesten van ons een bepaalde onzekerheid en onduidelijkheid meegebracht. Er is dan ook bewust gekozen om het nieuwe MO in 2022 uit te voeren, zodat deze eveneens kan worden gebruikt om de nieuwe structuur te evalueren.

Strategisch Personeel Plan (SPP) De dossiergroep stemde regelmatig het SPP af met HR. Het SPP is een hulpmiddel om te kunnen sturen op een optimale personele bezetting van onze organisatie (afdeling/team) De gespreksonderwerpen waren zowel op strategisch als tactisch niveau. Bouwsteen ‘Persoonlijke Ontwikkeling’ Het ontwikkeltraject voor managers was een regelmatig terugkerend onderwerp in gesprekken met HR. De dossiergroep vroeg aandacht voor de verbinding tussen de managementlagen en de relatie met de medewerkers. Op het gebied van het onderwerp ‘persoonlijke ontwikkeling medewerkers’ is gevraagd aandacht te besteden aan talentontwikkeling in plaats van het focussen op competenties. In het halfjaarlijks overleg tussen de OR en de directie werd gesproken over persoonlijke ontwikkeling in relatie tot de bouwstenen voor de organisatieontwikkeling. De OR stuurt daarbij op uitwerking hiervan in een persoonlijk opleidingsplan dat gericht is op kennisontwikkeling en groeiperspectief van de medewerker. Vertrouwenspersoon De OR was betrokken bij de keuze voor de aanstelling van de vertrouwenspersonen ongewenst gedrag en integriteit binnen de DCMR. Corona Het coronavirus speelde ons ook in 2021 parten. Hierdoor werden we het hele jaar, in meer of mindere mate, met maatregelen geconfronteerd. De OR besteedde in zijn koffiemomenten aandacht aan thuiswerken en de coronamaatregelen. De koffiemomenten waren erop gericht om een beeld te krijgen van de gevolgen van de maatregelen voor de medewerkers. De OR vroeg de directie bijzondere aandacht te besteden aan medewerkers die moeite hebben met de beperkingen die de maatregelen oproepen. Hierbij valt te denken aan psychosociale problemen, arbeidsomstandigheden bij thuiswerken en een daarbijbehorende goede facilitaire en financiële regeling.

Duale ladder Begin 2021 werd in een koffiemoment aandacht besteed aan het instrument ‘Duale ladder’. De bedoeling van het koffiemoment was om inzicht te krijgen hoe medewerkers dit instrument beoordelen. Over het begrip en de invulling van Duale ladder zijn de OR en de directie nog met elkaar in gesprek. Tot nu toe heeft dit niet geleid tot een gemeenschappelijke visie. Hierdoor stagneert de implementatie van dit instrument. Functie Teammanager In zijn advies aan de directie op de ontwikkelplannen vroeg de OR de verzwaring van de taak van Teammanager te onderzoeken. De OR verwacht namelijk veel druk op de teammanagers. De OR wilde dat er in 2021 periodiek werd gekeken naar de belasting en belastbaarheid van de teammanagers. Zij moeten niet alleen worden getraind en begeleid op de uitbreiding met HR-taken, maar juist op de volle breedte van hun takenpakket. Om goed voorbereid te zijn op het gesprek met de directie hierover, vroeg de OR de teammanagers VTH hierop te reflecteren en de OR daarover te informeren. In overleg met de directie is afgesproken dat in het eerst kwartaal van 2022 een evaluatie wordt uitgevoerd naar de functie van Teammanager in samenhang met de functie van Unit- en Programmamanager. Beleid nevenwerkzaamheden De OR stemde in met het beleid nevenwerkzaamheden. Er zijn aanbevelingen gedaan voor de ontwikkeling van een vragenformulier. Nachtdienst medewerkers 56 jaar of ouder Dit vraagstuk behandelt de werkwijze voor de mogelijkheid van ontheffing van continudiensten voor medewerkers van 56 jaar en ouder. De OR deed, voorafgaande aan de instemming, een aantal voorstellen. Deze zijn doorgevoerd.

Gemeten naar de aard en omvang van het aantal adviesvragen over de veranderingen binnen de afdelingen, heeft de projectgroep een rustig jaar achter de rug. De organisatieontwikkeling liep door. Als OR en directie hebben we afgesproken de bouwstenen periodiek met elkaar te bespreken. Waar staan we nu? Corona beïnvloedt al twee jaar ons leven. We hebben een nieuwe organisatiestructuur, maken ook een cultuurverandering door, maar op het moment van schrijven van dit stuk komt het er helaas nog niet vanmelkaar in het echt te ontmoeten.

Communicatie met de achterban Communiceren met en signalen oppikken van de mensen waar je het voor doet, de achterban, proberen we zo goed mogelijk. Onder meer door koffiemomenten te organiseren en aanspreekbaar te zijn voor mensen. De komende tijd staan we hopelijk weer voor een aantal veranderingen. Als de voortekeningen ons niet bedriegen kunnen we binnenkort terug naar de werkplek, al is het maar voor een deel van de week. Goed voor de onderlinge binding en de samenhang.

Positionering van de communicatietaken Het afgelopen jaar behandelde de dossiergroep de adviesaanvraag over de positionering van de communicatietaken. De adviesaanvraag beschrijft de doorontwikkeling van het team communicatie en is gebaseerd op stukken die tijdens de laatste organisatiewijziging zijn opgesteld. De OR kon zich vinden in het voorstel om het team Communicatie zelfstandig te laten functioneren binnen de afdeling Bedrijfsvoering en het team te laten aansturen door een eigen teammanager Communicatie. De OR gaf de directie een aantal aandachtspunten mee.

Bouwsteen Kwaliteit Werken aan kwaliteitsverbetering heeft over het algemeen een merkbaar positief effect op het werkgeluk van de medewerkers. Door structurele aandacht voor kwaliteit kan er bijvoorbeeld sneller inzicht verkregen worden in de oorzaken van ervaren werkdruk. Daarnaast zal het de sociale cohesie verhogen. De OR vindt het dan ook belangrijk om actief betrokken te zijn bij de doorontwikkeling van de Bouwsteen Kwaliteit.

Mozard Als dossiergroep zijn we als key user nauw betrokken bij de invoering van Mozard. Ons hoofddoel hierin is dat er voldoende aandacht is voor werkgeluk.

Koffiemoment administratieve werklast In 2021 vond een koffiemoment plaats over de administratieve werklast. Hierin kwam naar voren dat veel medewerkers een hoge administratieve werklast ervaren. Tijdschrijven kwam hier als een van de belangrijkste onderwerpen uit. De organisatie is bezig om dit te vereenvoudigen. Als OR bekijken we het komende jaar of dit voldoende is gelukt.

Hernoeming dossier Tijdens een OR-evaluatie is ervoor gekozen om de focus van het dossier te verleggen van informatiesystemen en voorzieningen, naar administratieve werklast. Hiervoor is gekozen omdat we verwachten met deze verschuiving meer bij te kunnen dragen aan het werkgeluk van de medewerkers.

De dossiergroep monitort namens de OR de financiële balans van de DCMR. Op deze manier kan de OR tijdig signaleren of de directie op de juiste manier inhaakt op mogelijke financiële risico’s. Ook via de aanbestedingskalender worden komende grote uitgaven gemonitord. Zo kan de OR sneller inspelen op wat er gaat komen. Financieel jaarverslag Het financieel jaarverslag wordt jaarlijks door de dienst vastgesteld in maart. Hierna wordt het besproken met de dossierhouder zodat hierover, wanneer nodig, vragen kunnen worden gesteld. Ontwikkelplan organisatie Over de financiële paragrafen, die onderdeel uit maken van het ontwikkelplan, zijn door de OR-leden vragen gesteld. De vragen gaan over de financiering van de transitie van de organisatie die in de komende periode plaatsvindt naar een datagedreven organisatie en de daarbij benodigde personele uitbreiding. In de komende jaren zal blijken hoe dit financieel in balans blijft om een toekomstig bestendigde organisatie te realiseren.