Digitaal vergaderen is vermoeiender
Door het thuiswerken en de fysieke afstand die we van alles en iedereen moeten houden, zijn we meer dan ooit online. Overdag om ons werk te regelen en in de avonduren om nog iets van een sociaal leven te hebben. We bellen, skypen, appen en mailen. Dit alles vraagt veel van ons brein. Een online overleg van een uur is veel vermoeiender dan een overleg live bij elkaar op kantoor. De afleiding van huisgenoten, kinderen en huisdieren, vergroot die mentale belasting ook nog eens. En voor je het weet, heb je last van concentratieproblemen, hoofdpijn, nek- en schouderklachten, irritatie of vermoeidheid. Door het werk iets anders in te richten en hier afspraken over te maken, kun je ervoor zorgen dat noodzakelijke vergaderingen minder energie kosten en efficiënt verlopen.
Richt overleggen anders in
Bepaal per overleg wat het meest efficiënt is Op afstand werken is echt anders dan op kantoor. We missen veel non-verbale signalen en de techniek heeft ook z’n beperkingen. Zet daarom je overleggen niet één-op-één over naar digitale meetings, maar bepaal per overleg of deze überhaupt online nodig is. Hou een online overleg zo kort mogelijk Kijk welke bespreekpunten er zijn, welke taken verdeeld kunnen worden en maak hier heldere afspraken over. Hou elkaar op de hoogte van de voortgang en plan een nieuwe afspraak. Overleg niet de hele dag door Zorg dat je niet de hele dag in overleggen zit, vastgenageld aan je werkplek. Pak ook eens gewoon je telefoon en loop een rondje door je huis, tuin of buurt. Met in achtneming van de regels uiteraard.
Vergadertips
- Bereid het overleg goed voor Zorg dat het doel helder is, lees stukken van tevoren en noteer je belangrijkste vragen. Spreek van tevoren rolverdelingen af, zoals een voorzitter, notulist.
- Zoek een plek waar je rustig online kunt vergaderen of bellen Maak zo mogelijk duidelijke afspraken met eventuele huisgenoten.
- Wees op tijd Het is erg vervelend om in een meeting te moeten wachten op laatkomers. En blijf binnen de afgesproken tijd. Check eventueel 5 minuten voor de eindtijd of er ruimte is voor uitloop. Nee? Plan een vervolgmeeting in.
- Mute jezelf Zet je microfoon uit als je niet aan het woord bent – en vooral als je geen koptelefoon hebt, anders gaat het galmen. Niet vergeten jezelf te unmuten als je wel iets wilt zeggen.
- Laat elkaar uitpraten Onderbreek anderen niet, tenzij het een meerwaarde heeft of spreek een teken af. Wees alert op vertraging. Je naam noemen als je zonder beeld belt is ook prettig.
- Wees kort en bondig Maak niet te veel grapjes en stay on topic – dan duurt het niet zo lang.
- Blijf bij de les Voer geen andere werkzaamheden uit tijdens de vergadering. Leid jezelf niet af door je e-mail of andere apps te checken, maar houd je hoofd erbij. Dan mis je niks en kun je een waardevolle bijdrage leveren.
- Zet je camera aan Hierdoor laat je je betrokkenheid zien en is het is veel makkelijker om een gesprek te volgen en door te krijgen wanneer het bijvoorbeeld jouw beurt is om te spreken.
- Let op non-verbale communicatie Beeldbellen heeft als voordeel dat je de ander ziet. Lichaamstaal, mimiek en gebaren zijn echter wel minder goed zichtbaar dan bij een fysieke ontmoeting.
- Speciaal in deze tijd: heb aandacht voor elkaar Neem aan het begin van een meeting even kort de tijd om te vragen hoe het met elkaar gaat. Is er extra steun nodig, dan kun je dat na het overleg met elkaar regelen.
Tot slot: Heb aandacht voor anderen, maar ook voor jezelf! Last, but not least: zorg voor een goede balans. Schakel af en toe even af. Ga even naar buiten (zolang het mag), beweeg, doe de was, ga met een kop koffie in de zon zitten. Zo hou je nog wat energie over om ook privé nog online te kunnen zijn. Extra tips van ons secretariaat in verband met agendabeheer
- Lunchpauzes blokken in je agenda
- Afspraken van 45 of 50 minuten plannen en niet achter elkaar
- Afspraken met management is handig om in overleg met secretariaat te doen. Dit ter voorkoming van dubbele afspraken.